Pohled z praxe. Digitální účetnictví očima účetního

Robotizaci a digitalizaci jsem měl během své praxe možnost vidět v mnoha výrobních společnostech: při výrobě automobilových součástek, plazmových televizorů nebo ve velkých skladech retailových společností. Jako každý se s ní potkávám denně: cenovky v supermarketu už nejsou papírové, ale digitální, a nemusím čekat u pokladny, až paní pokladní „oskenuje“ celý nákupní košík – můžu to udělat sám, zapůjčeným skenerem, nebo dokonce svým mobilním telefonem přímo při nakupování. Telefon mi zároveň jen tak mimochodem rovnou nabídne položky, které jsem kupoval minulý týden, jestli jsem na ně dnes jaksi nezapomněl…

Digitalizace je v poslední době nezpochybnitelný trend i v mém oboru, tedy v účetnictví. Přichází zvenku, ale důvody pro ni máme i jaksi uvnitř. Často se setkávám s kolegy, kteří mi položí jednoduchou otázku: „Já už nechci jenom účtovat došlé faktury, mohl bych dělat na nějakých složitějších účetních případech?“ Samozřejmé chceme takovým požadavkům vyhovět. Jedině tak bude práce bavit a dávat smysl.

Jak to vypadá

O digitalizaci v účetnictví se hodně píše a existuje k ní velké množství prezentací. S reálnými příklady, které fungují a zároveň přinášejí opravdové výhody, je to ale mnohdy horší. Skutečně fungující model může velmi jednoduše vypadat zhruba takto:

1. Dodavatel vystaví fakturu za své služby nebo zboží v elektronické podobě
2. Zašle ji na zpracovatelem účetnictví předem definovanou e-mailovou adresu
3. Po přijetí e-mailu ji systém automaticky přemístí k vytěžení do systému OCR (optické rozpoznávání znaků)
4. Pokud se jedná o již existující vzor faktury, systém ji rozpozná a vytěží z ní všechny pro schválení a zaúčtování podstatné náležitosti
5. Z vytěžených údajů je hned provedeno několik klíčových kontrol – existence dodavatele v registru dodavatelů společnosti, správnost čísla jeho bankovního účtu nebo jeho ověření v registru spolehlivých plátců
6. Je-li nastaveno schvalovací workflow, předem definovaní schvalovatelé dostanou e-mailovou nebo mobilní notifikaci, že je pro ně připravena faktura ke schválení
7. Po schválení je faktura automaticky přenesena do účetního systému, který je s OCR synchronizován, a připravena k zaúčtování.
8. Zaúčtování probíhá v ideálním případě pouze potvrzením systémem předem připravených údajů, jako je částka, číslo účtu, datum uskutečnění zdanitelného plnění a podobně.

Systém může fungovat v cloudovém prostředí, bez nutnosti instalace softwaru na počítač, a přístupný může být odkudkoliv. Společnost tak má online přehled, v jakém stavu se daná faktura nachází, jestli je přijatá, schválená, zaúčtovaná nebo zaplacená.

O autorovi

Foto? ASB

Petr Vlček je Accounting Team Director české pobočky společnosti ASB. Jeho úkolem je vedení a rozvoj účetního týmu. Petr má kvalifikaci ACCA a více než 17 let zkušeností na vedoucích finančních pozicích z nadnárodních společností a poradenských společností Velké čtyřky. Během svých předchozích zaměstnání se zabýval různými aktivitami od finančního managementu, nastavení účetnictví a kontrolingu, přes plánování cash-flow, obchodní plánování a nastavení procesů efektivity až k vedení týmu a komunikaci s klíčovými klienty. Petr má také zkušenosti s účtováním podle standardů US GAAP a IFRS.

Budeme digi

Určitě můžeme vypočítat, kolik času v jednotlivých procesech, jako je schvalování došlých faktur, jejich zaúčtování nebo archivace (a zejména následné vyhledávání v archivovaných dokladech), ušetříme, pokud je všechno digitalizováno. Dokonce umíme změřit i kolik listů papíru nemusíme vytisknout, protože doklady kolují například ve formátu PDF – u nás jsme to spočítali na několik vzrostlých stromů ročně.

Nic z toho ale nebude reálně pravda, pokud se nám nepodaří pro tak velkou změnu, jakou je přechod od papíru k výhradně digitální podobě dokladů, přesvědčit na jedné straně svoje dodavatele a na straně druhé všechny účetní kolegy, kteří v novém prostředí pracují. Na počátku každé velké změny je vždycky početná skupina těch, kteří novince nevěří, zajetý systém jim přijde lepší, efektivnější, příjemnější, dokonce rychlejší.

Cestou k překonání jejich obav je jednak dostatečná hardwarová výbava – dva velké monitory pro každého jako absolutní základ – a pak také skupina „pionýrů“, kteří budou v rámci organizace přicházet s praktickými příklady toho, jak konkrétně jim nový systém šetří práci, a budou šířit své know-how mezi ostatní. Osobně jsem přesvědčený, že postupně „digitální kultura“ převáží.

FINMARKET je rubrika zasvěcená obsahu, který připravujeme ve spolupráci s obchodními partnery na míru společnostem, které chtějí seznámit čtenáře se svými produkty nebo službami.

Penzijko s finančním bonusem

Založte si penzijko Conseq a získejte nejen státní příspěvky a daňovou úsporu, ale i bonus pro věrné klienty.

Spočítejte si svůj bonus

Sdílejte článek, než ho smažem